WOKY × NOTION 導入｜4/22 會議後探索結果

你們問卷裡提到的痛點，
我們一條一條回答

這頁整理自 4/22 跨部門會議 + 五部門問卷共 8 份回覆。 我們先把「你們丟出的每一條痛點」攤開，直接對應到 Notion 會怎麼解； 接著提出 分階段導入 的具體路線， 從新品流程這條主線切入、先看見價值、再擴部門。

📋問卷痛點逐條回應🎬3 個跨部門情境 Demo🗺️分階段導入路線
這頁怎麼用
這頁整理了你們問卷裡提的每一條痛點、加上 4/22 會議的結論， 做為下一次 1:1 討論的起點。核心結論：先從新品流程這條主線切入， 其他部門觀察成效再擴散，不一次全部門同時上線。
先看 4/22 的四個結論↓跳到下一步建議
4/22 會議 · 探索結果

那場會議確認了四件事

9 位主管同時上線的 50 分鐘，沒辦法逐一深挖每個部門的需求。但那場會議幫我們把「接下來該怎麼走」定了下來。

1
跨部門痛點已確認
採購進度不透明、裝櫃落差對帳、設計版本散落、嘖嘖 SKU 人工計數、素材難找 — 這五條在 5 個部門的問卷中高度共鳴。
2
不能一次全部門同時導入
9 位主管同時上線的經驗顯示：每個部門的迫切程度不同、對 Notion 熟悉度差距大、全面導入會讓推動失敗。
3
新品從發想到上線，是最痛也最該優先的那條
4/22 會議中你們自己點出：「新品開發是貫穿整間公司的主線」。這條解了，其他部門的痛點會一起被帶動。
4
下一步是「分階段 + 先 1:1 對齊」
想跟你約一場 1:1，一起把推動順序和內部節奏定下來，再針對你們的情境做第一階段的 demo。
💡
接下來這頁會回答你們的兩個核心期待
1. 你們問卷裡提到的痛點，Notion 會怎麼解？下一節會逐條回應（行銷 6 條、設計 5 條、採購 4 條、業務 2 條、開發 1 條）。
2. 這跟你們現在用的工具會有什麼不同？接著用 3 個情境 Demo 直接示意（採購進度 / 設計定稿 / 嘖嘖 SKU）。
問卷逐條 × Notion 解法

你們問卷裡的每一條痛點，我們都聽到了

下方整理自 5 個部門的前導問卷原文，右欄直接對應我們會怎麼解、用哪個模組。

📣

行銷部

6 條痛點
問卷原文
「無法即時追蹤每一張採購單的採購進度，依靠人工溝通，資訊透明度有限。」
Notion 解法
採購單 DB + 部門視圖
採購單看板 × 跨部門共用視圖 — 行銷、業務打開就看到狀態（生產中 / 已裝櫃 / 海運中 / 已入庫），不用再詢問採購。
問卷原文
「跨部門的產品線統整不足。新品在發想或打樣時，其他部門沒辦法提前知道，導致壓縮商品頁與預熱時間。」
Notion 解法
專案 DB + 里程碑
新品專案卡 — 立案當下就有關係人欄位，行銷 / 業務自動被拉進專案，早期就能佈局。
問卷原文
「裝櫃時間、工廠製造產生不良數的資訊段差 — 需要大量人力做「裝櫃需求表」與「實際裝櫃數字」比對。」
Notion 解法
PO Lines + Item Master
PO Lines（明細行）+ 命名對照主檔 — 結構化比對、落差自動計算、大陸 / 台灣品名一次維護。
問卷原文
「嘖嘖方案內容涉及的 SKU 需要人工判斷 — 組合商品由多料號組成，要製成表格比對採購數字。」
Notion 解法
Item Master 組合規則
組合 SKU 拆解規則 — 料號主檔定義一次，缺數 / 販售量自動計算，採購同步掌握。
問卷原文
「與其他外部團隊的協作 — LINE 無法保留訊息或檔案有效期，容易遺漏且難檢核進度。」
Notion 解法
Tasks + Guest
Guest 權限 + 任務指派 — 外部團隊只看自己的任務頁，檔案 / 討論永久保留、進度可追蹤。
問卷原文
「資訊斷層 — 兩個關鍵人溝通後，不一定能即時通知全部關係人，後續溝通「雞同鴨講」。」
Notion 解法
Decisions + 自動通知
決策 / 變更 / 風險廣播 — 狀態改變自動同步給所有關係人，取代「口頭傳話」。
🎨

設計部

5 條痛點
問卷原文
「追蹤各專案進度很耗時 — 老闆希望有一目瞭然的工作日誌，但目前缺乏自動同步機制。」
Notion 解法
Projects + Timeline 視圖
主管儀表板 — 所有專案的里程碑、卡點、下一步自動彙總，老闆打開就看到誰做到哪。
問卷原文
「尋找散落的內部素材 — 各種杯子的素圖、優良宣傳圖、攝影公關照散落各處，時常找不到。」
Notion 解法
Assets + Item Master
產品屬性主檔 + 典範資產庫 — 依品牌 / 系列 / SKU / 用途搜尋，每個產品的色號、攝影、白背檔統合管理。
問卷原文
「跨部門資訊落差 — 不知道行銷企劃進度，視覺部常收到臨時任務，難在早期參與規劃。」
Notion 解法
專案立案 + 關係人
設計介入點前移到立案階段 — 專案卡建立時自動指派設計 reviewer，有草案就進入溝通。
問卷原文
「設計稿版本管理 — 檔案散落 Notion / NAS / Google Drive，Notion 與 GDrive 難以統合稿件來回修改的版本。」
Notion 解法
Assets + Asset Versions
版本狀態 + 定稿封存 — 唯一真相版本，下游只看得到已定稿，舊版本自動歸檔。
問卷原文
「外包廠商權限 — 想導入新系統但不希望外部看到內部機密，也怕操作選項太複雜導致廠商不會用。」
Notion 解法
Partners + Guest
Guest 權限矩陣 — 外包只看指派任務、回饋、交付欄位；產品機密 / 成本 / 內部討論完全隔離。
📦

採購部

4 條痛點
問卷原文
「新品開發順序每 1–2 週會更新一次 — Word 追蹤表需要手動調，但大家習慣「一頁展開」格式。」
Notion 解法
Projects × 單頁視圖
一頁展開新品總表 — 保留你們習慣的版面（狀態 / 優先序 / pending / 交期一次看完），但每欄自動更新，不用手動改。
問卷原文
「新品下採單時，上游部門的包裝情形規劃不完整 — 要一直溝通補齊。」
Notion 解法
PO 必填驗證
包材規格必填欄位 — 下採單前「包材類型 / 尺寸 / 印刷需求」必填，沒填不能下一步。
問卷原文
「包材檔案通常不會一次做好 — 檢查後常需多次往返修正。」
Notion 解法
Assets for 包材
包材檔案版本 + 狀態流 — 檔案本身就是資料，狀態（未提供 / 待檢查 / 已確認）一目瞭然。
問卷原文
「開發 pending 項目難追蹤 — 廠商生產狀態需要持續跟進，耗時且零碎。」
Notion 解法
PO × Pending 視圖
Pending 原因面板 — 依阻塞原因分組（等包材 / 等樣品 / 等付款 / 工廠排程），一眼看哪些要催。
💼

業務部

2 條痛點
問卷原文
「客戶資料彙整困難 — 分散在 Excel / Sheet / 紙本。」
Notion 解法
Customers DB
客戶主檔 DB — 一筆客戶一頁、歷史訂單 / 報價 / 接觸紀錄全部關聯，找過往資料 3 秒搞定。
問卷原文
「報價與商品公式整理 — 很花時間，且找過往資料不易。」
Notion 解法
Quotes + Item Master
報價模板 + 商品公式主檔 — 選品項自動帶出公式，歷史報價可搜尋重用。
⚙️

開發部

1 條痛點
問卷原文
「主管假日交辦工作容易遺漏。」
Notion 解法
Personal Tasks
個人任務收件匣 — 所有交辦任務（LINE / 口頭）轉入系統，週一打開自動排好優先序。
📋
上述模組總覽
以上 18 條痛點會落在 7–9 個核心資料庫中（Projects / Milestones / Tasks / PO / PO Lines / Assets / Item Master / Decisions / Customers），不同部門透過「視圖」看自己需要的切面。 下一節的 3 個情境 Demo 會讓你實際感受這些資料庫怎麼串起來。
3 個情境 Demo

不給你看通用系統，直接示意 3 個你問卷裡的場景

每個場景兩張簡圖 — 左邊一個部門、右邊另一個部門、中間是 Notion 把兩邊同步起來。真實系統會長得更漂亮，但邏輯就是這樣。

A

場景 A｜採購進度不用再問、自己看

對應問卷痛點：採購單進度無法即時追蹤（行銷 / 業務都提到）
現況痛點
現況：業務 / 行銷要知道貨到了沒，只能打斷採購、用 LINE 問。採購一天被問十次、還常答錯。
採購視角 · 採購 Cherry
渾圓杯 3.0 MOZU · 2000 pcs
狀態：已裝櫃 → 海運中
預計到港：2026/05/08
點擊更新狀態
⇵
同一筆資料、不同角色自動同步
行銷 / 業務視角 · BEE / 業務助理
渾圓杯 3.0 MOZU · 2000 pcs
狀態：🚢 海運中
預計到港：5/8 · 到貨即上線
（唯讀、自動同步）
✓
為什麼這樣解 — 採購只維護「一份資料」，行銷 / 業務看到的自動是最新狀態，不用打斷彼此。
B

場景 B｜設計稿定稿後，下游自動拿到最新版

對應問卷痛點：設計版本散落、下游拿到舊版（設計 + 行銷都提到）
現況痛點
現況：設計稿在 NAS / Drive / Notion 三處，下游常拿錯版本，印刷出去才發現是 v2 不是 v4。
設計視角 · 設計統籌 Ariel
渾圓杯 3.0 包裝設計
v1（廢）· v2（廢）· v3（廢）
✅ v4 已定稿 · 已封存
變更摘要：調整色號、新增警語
⇵
定稿 = 唯一真相版本
下游使用（行銷 / 採購） · 任何下游部門
渾圓杯 3.0 包裝設計
✅ 已定稿版本（v4）
下載 · 預覽 · 送印
（未定稿版本看不到）
✓
為什麼這樣解 — 設計主管按下「定稿」的那一刻，下游自動只能拿到最新版，不可能拿到舊版。
C

場景 C｜嘖嘖組合 SKU 缺數，系統自己算

對應問卷痛點：嘖嘖 SKU 組合需要人工計算（行銷提到）
現況痛點
現況：嘖嘖方案 = 料號 A + 料號 B ×2 + 料號 C，人工列表計數。大陸回報料號 B 不良 30 個，要人工算「還能出幾組」。
嘖嘖方案定義 · 建立一次
🏆 遛遛杯套組（999 組）
= 杯身 A ×1
+ 杯蓋 B ×2
+ 揹繩 C ×1
⇵
料號主檔 + 組合規則自動展開
即時缺數計算 · 自動計算
📊 大陸回報：B 不良 30 個
→ 目前可出 985 組
→ 需補採 B：15 個
→ 自動通知採購
✓
為什麼這樣解 — 規則定義一次，後續任何料號異動都自動算，採購 / 行銷同步看到缺口。
🎥
想看更多針對性的 Demo？
確認方向後，我們可以針對每個部門的主要痛點各錄一段 1–2 分鐘 Notion 操作影片（不用開會、各部門自己看）， 讓每個主管在他能看懂的語言裡理解「我這部門會變成什麼樣子」。
三大跨部門主線

問卷整理出的三條主幹流程

我們把問卷中的每一句話、每一個痛點，對應到實際流程的關鍵節點。紅色是卡點、金色是高風險節點。

Workflow A｜新品從發想到上線

橫跨：老闆 → 工業設計 → 開發 → 採購 → 行銷 → 業務，最常被提到「早期資訊不同步」

卡點節點
8 / 10
  1. 1
    需求 / 機會出現
    老闆 / 行銷 / 業務
  2. 2
    立案（檔期 / Owner / 關係人）
    行銷經理 / 產品管理
    痛點：沒有統一立案點、口頭 + LINE，各部門不知道彼此進度
  3. 3
    工業設計 / 機構打樣
    設計 / 開發
  4. 4
    規格 / 功能 / 外觀確認（打樣 1–3 次）
    產品管理 ↔ 設計
    痛點：打樣來回 1–3 次、樣品遺忘在半途；包材規劃不完整，要一直溝通
  5. 5
    設計需求包（包材 / 商攝 / 廣告）
    行銷 → 設計
    痛點：臨時發包，設計端後期才接到需求，中長期企劃缺固定排程
  6. 6
    設計版本審核（v1 / v2 / 老闆審）
    設計 ↔ 行銷 ↔ 老闆
    痛點：NAS / Google Drive / Notion 分散，找不到最新版
  7. 7
    採購 / 打樣 / 大貨節點同步
    採購 ↔ 行銷
    痛點：裝櫃需求表 vs 實際數字人工比對
  8. 8
    商攝 / 商品頁 / 廣告素材就緒
    設計 ↔ 行銷
    痛點：素材散落 NAS、NAS 路徑傳 LINE 容易出錯
  9. 9
    上線 / 投放 / 檔期執行
    行銷
    痛點：每日業績填寫無系統化；嘖嘖組合 SKU 需人工計數
  10. 10
    成效回收與復盤沉澱
    行銷
    痛點：每週 / 每月回報仰賴人工整理，經驗無法累積
運作順暢 目前卡點 高風險節點

Workflow B｜採購單 / 裝櫃 / 入庫

橫跨：行銷 → 採購 → 大陸供應商 → 倉庫 → 業務，問卷中耗時佔比最高的鏈路

卡點節點
8 / 8
  1. 1
    需求提出：品項 / SKU / 數量
    行銷 / 產品
    痛點：LINE 提需求、沒有統一格式
  2. 2
    報價 → 確認工廠 → 發採購單
    採購
    痛點：Word / Excel 管理，其他部門看不到狀態
  3. 3
    生產中（約 45 天）
    供應商 → 採購
    痛點：回報頻率不固定，急件無升級機制
  4. 4
    大陸品檢 / 包裝
    供應商
    痛點：包材檔案要一直來回
  5. 5
    裝櫃需求表 → 實際裝櫃
    行銷 → 採購 → 大陸窗口
    痛點：大陸品名與台灣不一致、人工反覆比對
  6. 6
    落差對帳（需求表 vs 實際數）★ 高風險節點
    採購
    痛點：最高風險節點：短裝 / 不良 / 命名差異 / 加裝
  7. 7
    海運 → 到港 → 入庫
    採購 ↔ 倉庫
    痛點：業務 / 行銷只能靠詢問採購
  8. 8
    可出貨訊號 → 出貨 → 請款
    倉庫 → 業務
    痛點：業務確認庫存靠口頭或 LINE
運作順暢 目前卡點 高風險節點

Workflow C｜設計 / 行銷資產

橫跨：行銷 → 設計（內部 / 外包）→ 老闆審 → 下游使用，版本混亂 + 素材難找

卡點節點
6 / 6
  1. 1
    需求 Brief → 派工（內部 / 外包）
    設計主管
    痛點：游擊式口頭分派，中長期缺排程
  2. 2
    版本產出 v1 / v2...
    設計
    痛點：版本散落 NAS / Drive / Notion
  3. 3
    審核 / 回饋 / 修改
    行銷 ↔ 設計 ↔ 老闆
    痛點：老闆決策設計部無法第一時間獲取
  4. 4
    定稿 / 封存★ 高風險節點
    設計主管
    痛點：目前無封存機制，容易交付錯版本
  5. 5
    交付下游使用
    設計 → 行銷 / 採購
    痛點：NAS 路徑 / LINE 傳檔，下游拿到舊版
  6. 6
    沉澱典範資產庫
    設計主管
    痛點：無統一圖庫，優良素材散落
運作順暢 目前卡點 高風險節點
AFTER · 導入後架構

一套資料、三層視角：主資料庫 → 部門視圖 → 個人儀表板

所有部門共用的核心資料只建一次，不同角色用「視圖」看不同切面，個人儀表板用『過濾 = 我』自動組裝。

LAYER 1
跨部門主資料庫
所有部門共用的核心資料，只建一次、不重複
Projects · Milestones · Tasks · PO · PO Lines · Supply Log · Assets
DB
Projects
專案 / 檔期
新品 / 活動 / 嘖嘖 / IP 聯名共用
DB
Milestones
里程碑 / 關卡
誰做了什麼、到哪一關，結構化取代口頭追蹤
DB
Tasks
任務 / 待辦
跨部門指派、外包任務、開發交辦不遺漏
DB
PO
採購單
一張 PO 全生命週期：下單 → 生產 → 裝櫃 → 入庫
DB
PO Lines
PO 明細 / SKU
數量對帳核心，嘖嘖組合 SKU 從這裡展開
DB
Supply Log
供應鏈對帳事件
裝櫃回報、落差、交期變更可查紀錄
DB
Assets
資產 / 交付物
設計 / 行銷素材的唯一真相版本
↓
LAYER 2
部門視圖
同一套資料，每個部門用自己的切面看
行銷
  • ▸檔期風險總覽
  • ▸上線準備清單
  • ▸待審核素材
  • ▸公告牆
設計
  • ▸待我處理
  • ▸交付清單
  • ▸典範資產庫
採購
  • ▸本週需追 PO
  • ▸Pending 原因面板
  • ▸落差對帳中心
  • ▸缺數清單
倉庫
  • ▸即將到港 / 待入庫
  • ▸入庫回報表單
業務
  • ▸可出貨訊號
  • ▸交期變更通報
主管
  • ▸中長期專案總覽
  • ▸里程碑進度
  • ▸決策牆
↓
LAYER 3
個人儀表板
每個人早上打開，看到自己今天要做什麼、等誰、卡哪裡
共用模板、Filter = Me
我負責的專案 / PO（未結案）
本週截止的任務
待我審核 / 回覆
影響我的交期變更通知
我需補齊的資訊
📢
跨部門資訊廣播 · 貫穿三層
狀態變更 / 決策更新 / 風險發生時，系統自動同步給所有關係人 — 取代「兩個人溝通後忘記通知其他人」的斷層。
能做 / 不能做

誠實對照：Notion 擅長什麼、不替代什麼

Notion 的強項是「文件 + 資料庫 + 專案協作」三合一。我們不替代 ERP、不替代 Shopline，讓每個系統做它最擅長的事。

✓

Notion 能解決的

  • 跨部門專案進度追蹤
    新品、活動、嘖嘖、IP 共用狀態
  • 採購單全生命週期可視化
    從下單到入庫一目瞭然
  • 數量 / 不良 / 落差結構化對帳
    PO Lines + 落差原因 + 後續處置
  • 跨部門資訊廣播
    決策 / 變更 / 風險自動同步關係人
  • 設計資產與版本管理
    定稿 / 封存、唯一真相版本
  • 外包協作權限控管
    Guest 權限、只看指派任務
  • 個人工作台 / 儀表板
    每人早上打開看到今天的事
  • 會議紀錄 / SOP / 公告沉澱
    取代 LINE 公告，可搜尋、可釘選
—

不在本次導入範圍

  • ERP / 交易系統
    訂單、金流、發票、庫存異動由 ERP 管理；Notion 不取代 ERP
  • Shopline 電商後台
    商品上下架、結帳、會員 / VIP 仍由 Shopline 處理
  • 大型檔案 / 影音儲存
    高解析攝影原檔、影片素材仍放 NAS / 雲端硬碟，Notion 做索引
  • 即時同步工廠機台 / IoT
    大陸工廠生產進度無法自動同步，仍需人工 / 窗口回報
  • 會計結算 / 薪資
    請款、付款、薪資系統不在導入範圍
  • 取代 LINE 全部用途
    臨時聊天 / 即時溝通仍在 LINE，Notion 管需要留存的資訊
🔗
未來需要時可評估 API 整合
ERP / Shopline 管交易、Notion 管「跨部門協作與資訊流」，兩者互補。 若未來有需要，可再評估 API 橋接（屬於另一個範疇）。
分階段導入路線

不一次全部門導入，
先打通新品這一條主線

4/22 會議後的結論是：橫跨 5 部門、近 20 位夥伴的系統， 硬拉一起同步上線會讓所有人學習壓力過大、推動失敗。先從你們自己點出的最痛點（新品流程）切入， 2–3 個月內讓團隊看見實際效益，再擴散到其他部門。

1
Phase 1
新品從開發到上線 · 先打通這一條
⏱ 2–3 個月（含團隊測試與上線使用）
涵蓋
  • 新品立案 → 打樣 → 採購 → 裝櫃 → 入庫的跨部門可視化
  • 嘖嘖 SKU 組合自動計算
  • 設計需求包前移（設計早期就介入）
參與
核心 9 人：行銷 × 5 + 採購 × 1 + 設計 × 3（接收需求）
預期成果
  • ✓採購進度不用再被打斷問
  • ✓裝櫃落差結構化、減少人工比對時間
  • ✓新品早期資訊同步，行銷 / 業務提前佈局
為什麼是這個順序
新品是貫穿全公司的主線，也是你們在 4/22 會議中自己點出的第一痛點。Phase 1 先跑通這條，其他部門會自然看見價值。
2
Phase 2
設計資產庫 + 外包協作權限
⏱ 1–2 個月
涵蓋
  • 產品屬性主檔（色號 / 攝影 / IP / 白背檔統合）
  • 定稿 / 封存 / 典範資產庫
  • 外包 Guest 權限、只看指派任務
參與
設計 × 3 + 行銷接收 + 外包廠商
預期成果
  • ✓下游不再拿到舊版
  • ✓素材依品牌 / 系列 / SKU 搜尋
  • ✓外包協作不洩露內部機密
為什麼是這個順序
設計已在 Phase 1 接過新品需求、熟悉系統，此時加資產庫最有效；外包權限風險高，必須有內部成熟度再引入。
3
Phase 3
業務 × 開發補齊 + 企業首頁
⏱ 1–2 個月
涵蓋
  • 業務客戶 / 報價主檔
  • 開發任務交辦收件匣
  • 企業首頁：銷售儀表板 / 公告 / SOP / 到貨
參與
業務 × 5 + 開發 × 2
預期成果
  • ✓報價與過往資料可查、可複用
  • ✓主管假日交辦不再遺漏
  • ✓全員首頁：每天打開看到整間公司的脈動
為什麼是這個順序
痛點相對輕、可獨立交付；部分業務流程可能更適合 ERP，前兩期跑完判斷會更清楚。
重要提醒
每個階段結束都是獨立的驗收點 — 做完 Phase 1，你們完全可以評估「要不要繼續」。 我們不會鎖死你們一次簽完整份合約；這是建立信任的方式，也是我們建議的節奏。
下一步 · NEXT STEP

下一步：約一場 1:1，把導入節奏定下來

這頁整理自你們的問卷 + 4/22 會議。想跟你約一場 1:1，一起確認優先級和內部推動節奏，讓這次導入真的能落地。

📅
下次會議建議議程（60 分鐘）
  • 1確認 Phase 1 優先級 — 新品流程是否就是最痛的那條
  • 2盤點內部推動者 / 中立者 / 決策者 — 讓導入的第一波從最高意願的部門開始
  • 3客製化 Phase 1 子系統架構草圖（約 2 週後交付）
  • 4討論預算與時程（避開雙 11 / 嘖嘖新品 / 週年慶檔期）
🤝
我們的立場
我們不是要把一套系統賣給你們然後就消失。我們的目標是跟你站在同一邊，一起把內部的推動工作打贏——包括誰先推、誰後推、哪個部門要先看到效益才願意配合。 這條路上你不會是一個人。
💡 補充選項：也可以先給你們一支 demo 影片（針對各部門痛點），讓團隊先看過再討論