WOKY × NOTION 導入｜4/22 會議後探索結果
WOKY 問卷 × 會議，
Notion 顧問看到的核心方向
這頁整理自 4/22 跨部門會議 + 五部門問卷共 8 份回覆。 我們把問卷中提到的需求情境出發，對應到 Notion 的解方； 接著提出 分階段導入 的具體路線， 從新品流程這條主線切入、先看見價值、再擴部門。
4/22 會議 · 探索結果
那場會議確認了四件事
9 位主管 & 夥伴同時上線的 50 分鐘，我們從中歸納出導入的建議路徑。
1
跨部門痛點已確認
採購進度不透明、裝櫃落差對帳、設計版本散落、嘖嘖 SKU 人工計數、素材難找 — 這五條在 5 個部門的問卷中高度共鳴。
2
新品從發想到上線，是最痛也最該優先的那條
4/22 會議中 BEE 提到：「新品開發是貫穿整間公司的主線」。一旦這條主線理順，其他部門的痛點也會連帶被帶動。
3
不建議全部門同時導入
9 位主管 & 夥伴同時上線的經驗顯示：每個部門的迫切程度不同、對 Notion 熟悉度差距大、全面導入推動挑戰度高。
4
下一步是「分階段 + 先 1:1 對齊」
與 Bee 安排一場 1:1，一起確認推進節奏與時程，並針對新品流程 Phase 1 的 demo 方向做初步對齊。
💡
接下來這頁會回答您們的兩個核心期待
1. 您們問卷裡提到的痛點，Notion 會怎麼解？下一節會逐條回應（行銷 6 條、設計 5 條、採購 4 條、業務 2 條、開發 1 條）。
2. 這跟您們現在用的工具會有什麼不同？接著用 2 個情境 Demo 直接示意（採購進度 / 嘖嘖 SKU）。
2. 這跟您們現在用的工具會有什麼不同？接著用 2 個情境 Demo 直接示意（採購進度 / 嘖嘖 SKU）。
問卷逐條 × Notion 解法
需求對應：從問卷到解法
下方整理自 5 個部門的前導問卷原文，點開部門即可對照我們會怎麼解、用哪個模組。
📋
上述模組總覽
以上 18 條痛點會落在 7–9 個核心資料庫中（Projects / Milestones / Tasks / PO / PO Lines / Assets / Item Master / Decisions / Customers），不同部門透過「視圖」看自己需要的切面。 下一節的 2 個情境 Demo 會讓您實際感受這些資料庫怎麼串起來。
2 個情境 Demo
從問卷場景出發，示意 2 個實際情境
每個場景兩張簡圖 — 左邊一個部門、右邊另一個部門、中間是 Notion 把兩邊同步起來。真實系統會長得更漂亮，但邏輯就是這樣。
A
場景 A｜採購進度不用再問、自己看
對應問卷痛點：採購單進度無法即時追蹤（行銷 / 業務都提到）
現況痛點
現況：業務 / 行銷要知道貨到了沒，只能打斷採購、用 LINE 問。
採購視角 · 採購 Cherry
渾圓杯 3.0 MOZU · 2000 pcs
狀態：已裝櫃 → 海運中
預計到港：2026/05/08
點擊更新狀態
⇄⇵
同一筆資料、不同角色自動同步
行銷 / 業務視角 · BEE / 業務助理
渾圓杯 3.0 MOZU · 2000 pcs
狀態：🚢 海運中
預計到港：5/8 · 到貨即上線
（唯讀、自動同步）
✓
為什麼這樣解 — 採購只維護「一份資料」，行銷 / 業務看到的自動是最新狀態，不用打斷彼此。
B
場景 B｜嘖嘖組合 SKU 缺數，系統自己算
對應問卷痛點：嘖嘖 SKU 組合需要人工計算（行銷提到）
現況痛點
現況：嘖嘖方案 = 料號 A + 料號 B ×2 + 料號 C，人工列表計數。大陸回報料號 B 不良 30 個，要人工算「還能出幾組」。
嘖嘖方案定義 · 建立一次
🏆 遛遛杯套組（999 組）
= 杯身 A ×1
+ 杯蓋 B ×2
+ 揹繩 C ×1
⇄⇵
料號主檔 + 組合規則自動展開
即時缺數計算 · 自動計算
📊 大陸回報：B 不良 30 個
→ 目前可出 985 組
→ 需補採 B：15 個
→ 自動通知採購
✓
為什麼這樣解 — 規則定義一次，後續任何料號異動都自動算，採購 / 行銷同步看到缺口。
📝
示意案例提醒
以上情境為示意案例，實際系統建置規劃需依據 WOKY 料號結構、組合規則與庫存資料進行評估，方能提供準確的導入方案。
AFTER · 導入後架構
一套資料、三層視角：主資料庫 → 部門視圖 → 個人儀表板
所有部門共用的核心資料只建一次，不同角色用「視圖」看不同切面，個人儀表板用『過濾 = 我』自動組裝。
LAYER 1
跨部門主資料庫
所有部門共用的核心資料，只建一次、不重複
Projects · Milestones · Tasks · PO · PO Lines · Supply Log · Assets
DB
Projects
專案 / 檔期
新品 / 活動 / 嘖嘖 / IP 聯名共用
DB
Milestones
里程碑 / 關卡
誰做了什麼、到哪一關，結構化取代口頭追蹤
DB
Tasks
任務 / 待辦
跨部門指派、外包任務、開發交辦不遺漏
DB
PO
採購單
一張 PO 全生命週期：下單 → 生產 → 裝櫃 → 入庫
DB
PO Lines
PO 明細 / SKU
數量對帳核心，嘖嘖組合 SKU 從這裡展開
DB
Supply Log
供應鏈對帳事件
裝櫃回報、落差、交期變更可查紀錄
DB
Assets
資產 / 交付物
設計 / 行銷素材的唯一真相版本
↓
LAYER 2
部門視圖
同一套資料，每個部門用自己的切面看
行銷
- ▸檔期風險總覽
- ▸上線準備清單
- ▸待審核素材
- ▸公告牆
設計
- ▸待我處理
- ▸交付清單
- ▸典範資產庫
採購
- ▸本週需追 PO
- ▸Pending 原因面板
- ▸落差對帳中心
- ▸缺數清單
倉庫
- ▸即將到港 / 待入庫
- ▸入庫回報表單
業務
- ▸可出貨訊號
- ▸交期變更通報
主管
- ▸中長期專案總覽
- ▸里程碑進度
- ▸決策牆
↓
LAYER 3
個人儀表板
每個人早上打開，看到自己今天要做什麼、等誰、卡哪裡
共用模板、Filter = Me
我負責的專案 / PO（未結案）
本週截止的任務
待我審核 / 回覆
影響我的交期變更通知
我需補齊的資訊
📢
跨部門資訊廣播 · 貫穿三層
狀態變更 / 決策更新 / 風險發生時，系統自動同步給所有關係人 — 取代「兩個人溝通後忘記通知其他人」的斷層。
📝
初步規劃方向
以上為初步規劃方向，依據問卷回饋與 4/22 會議討論整理而成。正式導入前，實際建置前將與各部門進行工作流細節核對做客製規劃。
能做 / 不能做
誠實對照：Notion 擅長什麼、不替代什麼
Notion 的強項是「文件 + 資料庫 + 專案協作」三合一。我們不替代 ERP，讓每個系統做它最擅長的事。
✓
Notion 能解決的
- 跨部門進度可視化新品 / 採購 / 活動共用狀態，從下單到入庫一目瞭然
- 落差結構化對帳PO Lines + 數量 / 不良 / 命名差異自動比對
- 資訊廣播與決策留存決策 / 變更 / 風險自動同步關係人
- 設計資產與版本管理定稿封存、外包 Guest 權限、唯一真相版本
- 個人工作台 / 儀表板每人早上打開看到今天的事
- 會議紀錄 / SOP 沉澱取代 LINE 公告、可搜尋可釘選
—
不在本次導入範圍
- ERP / 交易系統訂單、金流、發票、庫存異動由 ERP 管
- 大型檔案 / 影音儲存原檔放 NAS / 雲端硬碟，Notion 做索引
- 工廠機台即時同步大陸工廠生產進度仍需人工回報
- 會計結算 / 薪資請款、付款、薪資不在導入範圍
- 取代 LINE 全部用途即時聊天仍在 LINE、Notion 管需留存資訊
🔗
未來需要時可評估 API 整合
ERP 管交易、Notion 管「跨部門協作與資訊流」，兩者互補。 若未來有需要，可再評估 API 橋接（屬於另一個範疇）。
分階段導入路線
建議第一階段
先打通新品這一條主線
4/22 會議後的核心：橫跨 5 部門、近 20 位夥伴的系統， 若全面同步上線，學習壓力將過於集中、推動風險高。建議以新品流程為第一切入點， 在 2–3 個月內建立可見的實際效益，再有序擴散至其他部門。
1
Phase 1
新品從開發到上線
⏱ 2–3 個月（含團隊測試與上線使用）
涵蓋
- 新品立案 → 打樣 → 採購 → 裝櫃 → 入庫的跨部門可視化
- 嘖嘖 SKU 組合自動計算
- 設計需求包前移（設計早期就介入）
參與
核心 9 人：行銷 × 5 + 採購 × 1 + 設計 × 3（接收需求）
預期成果
- ✓採購進度不用再被打斷問
- ✓裝櫃落差結構化、減少人工比對時間
- ✓新品早期資訊同步，行銷 / 業務提前佈局
為什麼是這個順序
新品是貫穿全公司的主線，也是您們在 4/22 會議中自己點出的第一痛點。Phase 1 先跑通這條，其他部門會自然看見價值。
2
Phase 2
業務 × 開發補齊 + 企業首頁
⏱ 1–2 個月
涵蓋
- 業務客戶 / 報價主檔
- 開發任務交辦收件匣
- 企業首頁：銷售儀表板 / 公告 / SOP / 到貨
參與
業務 × 5 + 開發 × 2
預期成果
- ✓報價與過往資料可查、可複用
- ✓主管假日交辦不再遺漏
- ✓全員首頁：每天打開看到整間公司的脈動
為什麼是這個順序
痛點相對獨立、可直接交付；業務 / 開發不依賴 Phase 1 的跨部門流程，擺第二能讓業務與開發夥伴也快速感受到系統價值。
3
Phase 3
設計資產庫 + 外包協作權限
⏱ 1–2 個月
涵蓋
- 產品屬性主檔（色號 / 攝影 / IP / 白背檔統合）
- 定稿 / 封存 / 典範資產庫
- 外包 Guest 權限、只看指派任務
參與
設計 × 3 + 行銷接收 + 外包廠商
預期成果
- ✓下游不再拿到舊版
- ✓素材依品牌 / 系列 / SKU 搜尋
- ✓外包協作不洩露內部機密
為什麼是這個順序
設計已在前兩期接過新品與企業首頁的素材需求、熟悉系統；此時加資產庫最有效，外包權限風險高，必須有內部成熟度再引入。
重要提醒
每個階段結束都是獨立的驗收點 —完成 Phase 1 後，您們可以在實際使用中更具體地確認後續各階段的需求與必要性，再決定是否繼續推進。